Regla de los dos minutos de David Allen

Si la acción siguiente  puede hacerse en dos minutos o menos, hágala la primera vez que aparezca en su mente. Incluso si es esta acción no es «Alta prioridad», hágala ahora si va a tener que acabar haciéndola igualmente.

-Getting Things Done,  David Allen.

Cuando surge una acción en la mente, hay que hacerla inmediatamente,  si va a llevar menos de dos minutos.

Ésta es una versión más inmediata, concreta y operativa  del tradicional dicho: «No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy». Según David Allen puede suponer un tremendo aumento de la productividad personal. Yo añadiría que supone una tremenda liberación de UPA’s y de necesidad de seguimiento de acciones, y una mejora de la aerodinámica de la acción.

Justificación:

• Se evita que vaya a aparecer más veces y se disminuyen las interrupciones.
• Se eliminan UPA’s de la memoria.
• Tomar nota de ella, aplazarla, hacer un seguimiento,  recuperar la información de la tarea y realizarla más adelante llevará con toda seguridad más tiempo que simplemente hacerla ahora mismo.
• Se obtiene sensación de logro. Es sorprendente el poder motivador que tiene el realizar una acción y cerrar un círculo abierto.
• Genera momentum.

Nota:

Los dos minutos son orientativos. Cualquier regla ha de ser concreta, pero también ha de ser configurable en sus parámetros para adecuarla a las distintas circunstancias. Puede haber contextos en que una interrupción de dos minutos repetida muchas veces sea un Trabajus Interruptus intolerable o puede ocurrir que en vez de esos dos minutos nos podamos permitir realizar esas acciones si no pasan de cinco o de diez.

Una regla siempre tiene una estructura SI <CONDICIONES> ENTONCES <ACCIONES>. Es importante que las condiciones queden claramente explicitadas para mover a la acción. La concreción aumenta el compromiso con la regla y la probabilidad de recordarla.