Cómo electrificar tu correo electrónico

Las razones por las que a lo largo del día consultamos con excesiva frecuencia el correo electrónico son las siguientes:

• La recompensa es  inmediata : un chute de novedad, sorpresa, diversión o la simple excusa para evitar enfrentarse a una tarea más importante o mantener la concentración intensa en una tarea demandante.
• La recompensa es variable. Como Entusiasmado nos explica en su artículo, el esquema de recompensa variable es el más efectivo para motivarnos:  los correos importantes o entretenidos   se intercalan al azar entre un montón de correos anodinos o irrelevantes, como los premios en las sucesivas partidas de una máquina tragaperras.
• El coste percibido a corto plazo es pequeño: solo tenemos que hacer un clic. El trabajo no hecho o interrumpido –el coste de oportunidad de mirar el correo– pasa desapercibido porque no somos en general conscientes de aquello a lo que renunciamos cuando tomamos una decisión, como nos explica Elisa Erbali de No quiero otro pijama en uno de sus artículos.

Como habitualmente recorremos con la vista rápidamente el correo y nos fijamos solo en lo urgente o más interesante, dejamos   el archivado del mensaje, su procesamiento y acción de respuesta para más adelante. Estos son costes también, pero al ser a más largo plazo tienen poco peso en nuestra decisión de consultar el correo en un momento dado.

El resultado: acumulación de correo  en la bandeja de entrada, una sensación de sentirse abrumado por él y las pérdidas de concentración continuas generadas por la revisión constante.

¿Qué podemos hacer?

A. Si las recompensas percibidas son tan grandes que exceden por tanto margen a los costes percibidos a corto plazo y nos convierten en ratas de Skinner pulsando la tecla una y otra vez para recibir nuestro chute de gratificación instantánea, la solución es evidente: aumentar los costes inmediatos de la consulta: recibir una descarga eléctrica que nos disuada de la compulsión.

Descargas eléctricas:

• Responde en el momento a la persona que te envía el correo. No difieras la respuesta. Convierte esta forma de proceder en tu política de gestión del correo.
• No selecciones el correo por grado de interés o urgencia. Lee secuencialmente el correo y procesa sobre la marcha.
• Procesa todos y cada uno de los correos evitando que se queden sine díe en la bandeja de entrada: elimina o archiva o genera una acción y toma nota de ella  o, siguiendo la regla de los dos minutos, acomete la acción inmediatamente.

B. Como medida complementaria a la electrificación del correo electrónico, limita la consulta del correo a un par de momentos durante el día o a uno solo.

Más detalles:

• Nunca consultes el correo justo al comienzo de la jornada. En su lugar, planea el día y acomete la TMI (Tarea Más Importante) del día.
• Practica la regla minimalista de empezar el día sacando. Completa al menos dos horas de trabajo centrado e intenso antes de exponerte a los impactos informacionales y demandas de otras personas. Si no lo haces, terminarás cediendo al influjo de lo urgente y relegarás lo importante.
• No uses la bandeja de entrada como recordatorio para tus acciones. Si de un correo deriva o puede derivar una acción, apúntalo en tu lista de cosas que hacer o en un calendario.
• Si en el correo hay información importante necesaria para la acción, archiva el correo y  haz referencia a la fecha del correo en tu lista de cosas que hacer junto a la acción correspondiente.
• Considera la consulta del correo como una recompensa después de haber completado cuatro pomodoros o un par de horas de trabajo de calidad. Así practicarás la regla  las verduras antes que el postre.