Cómo electrificar tu correo electrónico

Las razones por las que a lo largo del día consultamos con excesiva frecuencia el correo electrónico son las siguientes:

  • La recompensa es  inmediata : un chute de novedad, sorpresa, diversión o la simple excusa para evitar enfrentarse a una tarea más importante o mantener la concentración intensa en una tarea demandante.
  • La recompensa es variable. Como Entusiasmado nos explica en su artículo, el esquema de recompensa variable es el más efectivo para motivarnos:  los correos importantes o entretenidos   se intercalan al azar entre un montón de correos anodinos o irrelevantes, como los premios en las sucesivas partidas de una máquina tragaperras.
  • El coste percibido a corto plazo es pequeño: solo tenemos que hacer un clic. El trabajo no hecho o interrumpido –el coste de oportunidad de mirar el correo– pasa desapercibido porque no somos en general conscientes de aquello a lo que renunciamos cuando tomamos una decisión, como nos explica Elisa Erbali de No quiero otro pijama en uno de sus artículos.

Como habitualmente recorremos con la vista rápidamente el correo y nos fijamos solo en lo urgente o más interesante, dejamos   el archivado del mensaje, su procesamiento y acción de respuesta para más adelante. Estos son costes también, pero al ser a más largo plazo tienen poco peso en nuestra decisión de consultar el correo en un momento dado.

El resultado: acumulación de correo  en la bandeja de entrada, una sensación de sentirse abrumado por él y las pérdidas de concentración continuas generadas por la revisión constante.

Bad e-mail, por Henry Chilcott en flickr:  https://flic.kr/p/3LGW5L

¿Qué podemos hacer?

A. Si las recompensas percibidas son tan grandes que exceden por tanto margen a los costes percibidos a corto plazo y nos convierten en ratas de Skinner pulsando la tecla una y otra vez para recibir nuestro chute de gratificación instantánea, la solución es evidente: aumentar los costes inmediatos de la consulta: recibir una descarga eléctrica que nos disuada de la compulsión.

Descargas eléctricas:

  • Responde en el momento a la persona que te envía el correo. No difieras la respuesta. Convierte esta forma de proceder en tu política de gestión del correo.
  • No selecciones el correo por grado de interés o urgencia. Lee secuencialmente el correo y procesa sobre la marcha.
  • Procesa todos y cada uno de los correos evitando que se queden sine díe en la bandeja de entrada: elimina o archiva o genera una acción y toma nota de ella  o, siguiendo la regla de los dos minutos, acomete la acción inmediatamente.

B. Como medida complementaria a la electrificación del correo electrónico, limita la consulta del correo a un par de momentos durante el día o a uno solo.

Más detalles:

  • Nunca consultes el correo justo al comienzo de la jornada. En su lugar, planea el día y acomete la TMI (Tarea Más Importante) del día.
  • Practica la regla minimalista de empezar el día sacando. Completa al menos dos horas de trabajo centrado e intenso antes de exponerte a los impactos informacionales y demandas de otras personas. Si no lo haces, terminarás cediendo al influjo de lo urgente y relegarás lo importante.
  • No uses la bandeja de entrada como recordatorio para tus acciones. Si de un correo deriva o puede derivar una acción, apúntalo en tu lista de cosas que hacer o en un calendario.
  • Si en el correo hay información importante necesaria para la acción, archiva el correo y  haz referencia a la fecha del correo en tu lista de cosas que hacer junto a la acción correspondiente.
  • Considera la consulta del correo como una recompensa después de haber completado cuatro pomodoros o un par de horas de trabajo de calidad. Así practicarás la regla  las verduras antes que el postre.

4 pensamientos en “Cómo electrificar tu correo electrónico

  1. tomelin5

    Hoy tomé otro paso más para evitar el correo electrónico:
    Limité el número de correos visibles a 10, para evitar re-leer asuntos de mensajes anteriores y el scroll inconsicente. (deseo llegar a 0 antes del 2015)
    También pasé de la combinación limpia, gris y apacible de gmail a una paleta de colores horribles, otro recordatorio de “no debes estár aquí”.

    Saludos!

    Responder
    1. Homo Minimus Autor de la entrada

      Uno de los costes de no procesar inmediatamente el correo que lees o al que echas un vistazo y mantenerlo en la bandeja de entrada es la relectura. Solo por eso merece la pena mantener la bandeja de entrada próxima a 0.

      Responder
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