Cómo electrificar tu correo electrónico

Las razones por las que a lo largo del día consultamos con excesiva frecuencia el correo electrónico son las siguientes:

  • La recompensa es  inmediata : un chute de novedad, sorpresa, diversión o la simple excusa para evitar enfrentarse a una tarea más importante o mantener la concentración intensa en una tarea demandante.
  • La recompensa es variable. Como Entusiasmado nos explica en su artículo, el esquema de recompensa variable es el más efectivo para motivarnos:  los correos importantes o entretenidos   se intercalan al azar entre un montón de correos anodinos o irrelevantes, como los premios en las sucesivas partidas de una máquina tragaperras.
  • El coste percibido a corto plazo es pequeño: solo tenemos que hacer un clic. El trabajo no hecho o interrumpido –el coste de oportunidad de mirar el correo– pasa desapercibido porque no somos en general conscientes de aquello a lo que renunciamos cuando tomamos una decisión, como nos explica Elisa Erbali de No quiero otro pijama en uno de sus artículos.

Como habitualmente recorremos con la vista rápidamente el correo y nos fijamos solo en lo urgente o más interesante, dejamos   el archivado del mensaje, su procesamiento y acción de respuesta para más adelante. Estos son costes también, pero al ser a más largo plazo tienen poco peso en nuestra decisión de consultar el correo en un momento dado.

El resultado: acumulación de correo  en la bandeja de entrada, una sensación de sentirse abrumado por él y las pérdidas de concentración continuas generadas por la revisión constante.

Bad e-mail, por Henry Chilcott en flickr:  https://flic.kr/p/3LGW5L

¿Qué podemos hacer?

A. Si las recompensas percibidas son tan grandes que exceden por tanto margen a los costes percibidos a corto plazo y nos convierten en ratas de Skinner pulsando la tecla una y otra vez para recibir nuestro chute de gratificación instantánea, la solución es evidente: aumentar los costes inmediatos de la consulta: recibir una descarga eléctrica que nos disuada de la compulsión.

Descargas eléctricas:

  • Responde en el momento a la persona que te envía el correo. No difieras la respuesta. Convierte esta forma de proceder en tu política de gestión del correo.
  • No selecciones el correo por grado de interés o urgencia. Lee secuencialmente el correo y procesa sobre la marcha.
  • Procesa todos y cada uno de los correos evitando que se queden sine díe en la bandeja de entrada: elimina o archiva o genera una acción y toma nota de ella  o, siguiendo la regla de los dos minutos, acomete la acción inmediatamente.

B. Como medida complementaria a la electrificación del correo electrónico, limita la consulta del correo a un par de momentos durante el día o a uno solo.

Más detalles:

  • Nunca consultes el correo justo al comienzo de la jornada. En su lugar, planea el día y acomete la TMI (Tarea Más Importante) del día.
  • Practica la regla minimalista de empezar el día sacando. Completa al menos dos horas de trabajo centrado e intenso antes de exponerte a los impactos informacionales y demandas de otras personas. Si no lo haces, terminarás cediendo al influjo de lo urgente y relegarás lo importante.
  • No uses la bandeja de entrada como recordatorio para tus acciones. Si de un correo deriva o puede derivar una acción, apúntalo en tu lista de cosas que hacer o en un calendario.
  • Si en el correo hay información importante necesaria para la acción, archiva el correo y  haz referencia a la fecha del correo en tu lista de cosas que hacer junto a la acción correspondiente.
  • Considera la consulta del correo como una recompensa después de haber completado cuatro pomodoros o un par de horas de trabajo de calidad. Así practicarás la regla  las verduras antes que el postre.

4 comentarios sobre “Cómo electrificar tu correo electrónico

  1. Hoy tomé otro paso más para evitar el correo electrónico:
    Limité el número de correos visibles a 10, para evitar re-leer asuntos de mensajes anteriores y el scroll inconsicente. (deseo llegar a 0 antes del 2015)
    También pasé de la combinación limpia, gris y apacible de gmail a una paleta de colores horribles, otro recordatorio de “no debes estár aquí”.

    Saludos!

    1. Uno de los costes de no procesar inmediatamente el correo que lees o al que echas un vistazo y mantenerlo en la bandeja de entrada es la relectura. Solo por eso merece la pena mantener la bandeja de entrada próxima a 0.

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión /  Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión /  Cambiar )

Conectando a %s