Dos enfoques de la organización personal

Un signo de distinción de un intelecto de primera clase es el ser capaz de mantener en mente dos ideas contradictorias y seguir funcionando.

–John Maynard Keynes. Economista inglés.

Arriba-abajo

El primero se basa en la aclaración de los valores, la misión y los objetivos fundamentales para desde ahí ir descendiendo en una jerarquía hasta las acciones individuales y cotidianas del día a día. Es el enfoque más lógico, jerárquico o   “ingenieril”, si se quiere.

Has de pensar  en tus metas a largo plazo y en tus valores y organizar tu vida en función de esas prioridades globales, valores fundamentales y metas a largo plazo; incluso,  se te anima  a realizar una declaración de misión personal que integre y dé sentido a tu existencia en su conjunto.

 Stephen Covey y su  The Seven Habits of Highly Effective People, Los siete hábitos de la gente altamente efectiva, es el principal representante de este enfoque.

El lema es: “Organiza tu tiempo”. Las actividades se priorizan  en una matriz de prioridades 2 x 2 en función de su importancia y su urgencia, y se recomienda dejar tiempo para las actividades importantes y evitar el síndrome de lo urgente y lo ruidoso, que amenaza con inundar tus días de minucias y hacerte perder la perspectiva y descuidar las metas a largo plazo. Tus semanas las organizas en función de el tiempo de reuniones,  los grandes objetivos que quieres realizar, y procuras dejar  espacios libres para tareas importantes como pensar, reflexionar o formarte.

A este enfoque también podríamos darle el nombre de enfoque Macro.

Abajo-arriba

Por otro lado, tenemos un enfoque más reciente: el enfoque de David Allen y su Getting things done, Organízate con eficacia en español.  Allen reconoce la necesidad de aclarar la perspectiva y determinar las metas en sus distintos horizontes temporales, pero al mismo tiempo señala que la realidad no atiende a las nítidas distinciones del sistema de prioridades  ABC, o a la división trabajo-casa,  y que  nuestros días están llenos de “minucias” que hemos de realizar nos guste o no, contribuyan o no a la gran meta, como recoger a los niños del colegio,  pagar las facturas, hacer la declaración de la renta o responder al e-mail de un compañero de trabajo. Además, esas minucias, las resolvamos o no, las atendamos  o no, están afectando nuestra calma mental y nuestra productividad. La vida es mucho más confusa, incierta y orgánica de lo que nuestros sistemas de planificación y control pueden  manejar.

 Aquí se pasa de un sistema de organización del tiempo a un sistema de organización de la acción. El flujo de inputs de  información y de tareas para un trabajador del conocimiento que organiza su propio trabajo es muy distinto del trabajador de la línea de montaje de nueve a cinco, que conoce exactamente el alcance y límites de sus tareas.  Allen, por tanto, considera que la prioridad para un trabajador del conocimiento es organizar la acción cotidiana y el flujo de información y tareas, creando un sistema que le permita lidiar con el trabajo a diversos niveles y en los distintos ámbitos de su vida: familia, relaciones personales, profesión, comunidad.  Podríamos llamarlo también enfoque Micro de la organización personal.

Los dos  enfoques son necesarios y complementarios. Allen  pone el énfasis en el control del flujo de actividades y el logro de la eficiencia (cómo hacerlo bien) ; Covey,  en la perspectiva (en el qué hacer), lo que nos permite centrarnos en las cosas importantes. Ambos nos proporcionan herramientas para mejorar el control y la perspectiva respectivamente.  Todo sistema de organización personal ha de considerar esas dos dimensiones e integrarlas armoniosamente.

7 pensamientos en “Dos enfoques de la organización personal

  1. atilox

    Quisiera aportar tres ideas aparentemente independientes, que en realidad van del bottom al top. Antes de exponerlas, aclarar que hablamos de eficiencia, y por lo tanto del desarrollo de alguna habilidad que es importante para nosotros

    1. Entiendo el punto de vista de David Allen puesto que si nos entretenemos con ensoñaciones sobre un ideal lejano, podemos distraer nuestra mente y perder la concentración en la tarea, en el aquí y ahora. “A dios rogando y con el mazo dando”-Además será difícil vender a la psique que para ganar Wimblendon (chaval de 11 años) tengo que hacer XX series de abdominales, de sprints cortos y largos y que aún no me toca coger la raqueta… Sencillamente están demasiado lejanas las tareas actuales de los objetivos finales. Por lo tanto, el recurso de traer grandes victorias a la mente, más bien será desincentivador. El sujeto lo puede ver como un suñuelo falso, no creíble, y el efecto será el opuesto del buscado.
    2. En España (este blog está en castellano y desconozco si nos leen en Latinoamérica y si allí esto es válido) no nos caracterizamos por incentivar, ilusionar como se hace en el mundo anglosajón. Véase el post de Steve Jobs: “stay hungry…” Aquí una conferencia en esa línea sería considerada (ojalá cambie o haya cambiado algo ya) extraña por decir algo suave. He tenido el “honor” de dejarme dinero en las Universidades: Complutense, Politécnica y Uned. En ninguna fuimos motivados, sino al revés. Se nos trató de convencer por todos los medios de que nunca seríamos nada, o en el mejor de los casos que gracias al título “nos colocariamos” (vaya basura de ilusión) Con lo anterior quiero decir que un español NECESITA dosis extras de ilusión, de propósito y de visión.
    3. Por último, en este camino desde el bottom al top, no puedo dejar de mencionar el concepto que utiliza Daniel Coyle en su libro: “Las claves del talento”. El concepto le llama: IGNICIÓN. Se trata de una visión nítida, violenta, cargada de ilusión y motivación cuando alguien ve con nitidez su proyecto vital. Un proyecto fuertemente ilusionante. Un proyecto que le compromete a largo plazo, quizá para toda la vida. El autor conjetura que el inconsciente se comporta con sus recursos como el Mr. Scrooge de Dickens hacía con el dinero. Pero si el inconsciente puede ver con claridad que debe abrir la caja fuerte de dichos recursos, se llega a una epifanía del desarrollo del talento. La razón entre otras es que el número de datos-recursos que maneja la mente inconsciente frente a la consciente es del orden de varios miles a uno.
    4. Conclusión: Trabajemos como dice Allen concentrados en el aquí y ahora (bottom up) pero revisemos al menos mensualmente (cada uno debe establecer su periodo) nuestros sueños. Y con tal viveza que sintamos ese escalofrío que nos relega todo a un segundo plano. Que no podemos ni comer ni dormir. Y si no sentimos todo eso, todo lo demás dará igual: Seremos funcionarios.

    “Quien haya alcanzado la fortuna
    de poseer la amistad de un amigo, quien
    haya conquistado a una mujer hermosa
    una su júbilo al nuestro.
    Sí, quien pueda llamar suya aunque
    sólo sea a un alma sobre la faz de la Tierra.
    Y quien no pueda hacerlo,
    que se aleje llorando de esta hermandad”

    Oda a la alegría de Schiller, 9ª Sinfonía de Beethoven

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  2. homominimus Autor de la entrada

    Esa conexión entre el sueño y la acción diaria es en mi opinión una de las claves de la organización personal. Tu conclusión en el punto 4 creo que es muy adecuada.
    Creo que lo que llamas “ignition”, siguiendo a Coyle en su libro ‘Las claves del talento’, es también muy necesario, pero quizá ese empuje inicial esté contenido en el sueño o la visión, por usar mi terminología.
    Simplemente tendría en cuenta que ese encendido no es necesariamente un éxtasis, aunque podría aparecer alguna vez en forma de revelación o “epiphany”, como dicen los autores anglosajones.

    También añadiría que no hay que esperar que ese empuje emocional sea un flujo constante. Yo siempre hablo de las “intermitencias del deseo” y de que cuando cesa el entusiasmo o nos embarga la desgana hay que hacer uso de los “valores pensados”, en oposición a los “valores sentidos”, y usarlos como fuente de empuje. Un empuje más abstracto, menos emocional, pero que también puede ayudarnos en la travesía hacia nuestras metas o sueños.

    Nota: Me gusta mucho la metáfora del inconsciente como un Mr Scrooge avaro con sus recursos y que “se lo piensa mucho” antes de ceder esos recursos. Una vez que Mr Scrooge piensa que ceder esos recursos es una inversión provechosa ciertamente un nuevo mundo de posibilidades se abre.
    Es por ello que quizá las grandes decisiones u orientaciones vitales han de hacerse más desde el co-razón (parte inconsciente de la mente, “con la razón”) que desde la razón (parte deliberativa o racional).

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  3. Luis Jose

    atilox, estoy de acuerdo contigo en que en Espana hay poca tradicion en motivar pero eso desgraciadamente no se puede cambiar de la noche al dia. Cada uno de nosotros podemos poner nuestro granito de arena para que la mentalidad vaya cambiando poco a poco intentando motivar (y emocionar) a nuestros subordinados, alumnos, companeros de trabajo, clientes…
    Lo de los funcionarios, en fin, a ver si cambiamos un poco el chip, ha llovido mucho desde Jose de Larra 🙂
    Escribe un funcionario apasionado con su trabajo.
    Perdon por las tildes y demas pero estoy usando un teclado extranjero.

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    1. homominimus Autor de la entrada

      Luis José, yo siempre he creído que eso de suponer la motivación en la gente que nos rodea es una apuesta arriesgada. A veces, por casualidad, puede que salga bien, pero no es lo habitual: ni la gente tiene el tipo de motivación que nos gustaría, ni la tiene en la intensidad que nos parecería deseable.

      Así que mejor no suponer la motivación- como dicen que hemos de suponer el valor al soldado- y dedicarnos a conocer sus fuentes, su dinámica, cómo surge y se mantiene, y qué podemos hacer para gestionarla inteligentemente tanto en nosotros (autoliderazgo) como en los demás (liderazgo, comunicación de ilusiones).

      Precisamente, Jose Antonio Marina, el filósofo y ensayista español,define la voluntad como “gestión inteligente de los motivos”. Parece que al final volvemos a los conceptos clásicos de siempre…
      En ‘El eslabón perdido entre la intención y la acción’
      (https://homominimus.com/2010/07/28/el-eslabon-perdido-entre-la-intencion-y-la-accion/)
      desarrollo alguna de estas ideas.

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