El pozo sin fondo de las listas de tareas

La tesis fundamental en la que se basa el sistema de productividad Getting Things Done (GTD para los iniciados) es que cualquier idea, preocupación, tarea pendiente, cita en el futuro,  etc., que no sea anotada en una lista, se queda en la memoria a corto plazo —lo que David Allen llama RAM biológica— e interfiere con la acción presente además de generar estrés.

Estoy de acuerdo que cuando uno tiene muchos proyectos, objetivos, responsabilidades y papeles en su vida (trabajador, jefe, padre, amigo, director del proyecto A, Patrocinador del proyecto H, tesorero de la asociación de padres, entrenador del equipo del colegio, novio o esposo, etc.) es difícil llevar un registro mental de todo lo que hay que hacer.

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Por Gonzalo Malpartida en flickr: https://flic.kr/p/bu9LBF

Nuestro cerebro está extraordinariamente dotado para generar asociaciones entre ideas y para generar intuiciones, pero es muy malo para llevar listas mentales de cosas que hacer y avisarnos en el momento en que acaba un plazo o tiene que hacerse una tarea concreta.

Como consecuencia, las tareas pendientes  se quedan revoloteando en la RAM biológica, apareciendo y desapareciendo periódicamente, en un bucle permanente que interfiere con las tareas que estemos ejecutando en cada momento. Y da lo mismo que esa tarea sea una reunión transcendental para nuestro futuro que tener que recoger el automóvil en el taller o pagar una factura: el poder de interrupción y el estrés que genera la aparición recurrente de la preocupación o aviso mental es similar.

La solución de David Allen es descargar la memoria de estas tareas y registrarlas en un sistema fiable de listas y archivos  que tengamos disponibles en el momento adecuado para la acción correspondiente. La lista de tareas  es la estrella de su método  y de muchos otros sistemas de productividad.

Los problemas con las listas de tareas

Las únicas listas que funcionan son las que tienen solo un elemento.

—Nassim Nicholas Taleb

Cualquiera que haya llevado una lista de tareas habrá sufrido  muchos de estos inconvenientes:

La lista de tareas tiende a crecer ad infinitum. Es muy fácil añadir nuevas tareas. El papel lo soporta todo. Da lo mismo que no haya horas en el día o en la semana para hacer ni una fracción de todo lo que vierto en la lista.

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‘Pozo iniciático’, por Pablo Arroyo en flickr: https://flic.kr/p/2FW1jH

Genera una sensación de control que, en parte,  es ilusoria. Sientes un cierto  logro o alivio cuando pones en negro sobre blanco la tarea que antes solo tenías en tu mente. Y más cuando tachas una acción completada.  Pero esa sensación de control es hasta cierto punto irreal. Puedes estar completando frenéticamente tareas marcadas cuando el trabajo esencial queda sin hacer o los proyectos no avanzan.

La lista tiende a convertirse en una lista de deseos o carta a los reyes magos. Más que las cosas esenciales que hay que hacer, las que elegirías según el principio de Pareto o Regla del 80/20,  escribes las cosas que te gustaría hacer o las que antes te vienen a la cabeza.

Cuantas más tareas introduces en la lista, más difícil es elegir la siguiente tarea. La organización por contextos (casa, oficina, computador, automóvil) o los códigos de prioridades (ABC) intentan atenuar la dificultad de elección, pero si hay treinta tareas en un contexto o quince tareas prioritarias tipo A el problema subsiste.

La sensación de ver una lista de tareas atestada puede ser abrumadora y desmoralizante. “¿Todavía me queda todo esto?”, “¡No tengo horas en el día para esta montaña!”. Lo que has ganado en concreción, por registrar todo lo que quieres hacer, lo has perdido en calma mental.

Es muy probable que hagas lo que más te gusta hacer, eres humano. Demasiado humano. La lista de tareas es una diabólica forma de fomentar la procrastinación. Puedes ir relegando las tareas incómodas sin sentido de culpa. Basta con que elijas las tareas más apetecibles y pospongas las otras. Tienes una excusa perfecta: estás en movimiento, haciendo cosas, llenando tu día de trabajo, tachando tareas completadas, nadie diría que estás holgazaneando.

Agotas parte de tu fuerza de voluntad. Cada vez que tienes que elegir una tarea  de la lista maestra dedicas recursos mentales para la decisión. Si cada vez que completas una tarea, consideras la nueva tarea entre una masa grande de posibles tareas,  generas fricción.

Una lista de cosas que hacer abultada genera una variante de la Paradoja de la elección: cuantas más opciones tenemos es más probable que difiramos la decisión, que peores decisiones tomemos y que más insatisfechos estemos con las decisiones tomadas.

Siempre puedes añadir nuevas tareas. Da lo mismo lo rápido y eficiente que seas completando tareas, siempre se te ocurrirán más o se le ocurrirán a tus jefes, colegas y familiares. La sensación de angustia existencial derivada puede ser similar a la de Sísifo castigado por los dioses obligado a cargar y subir  una y otra vez la gran piedra a la cumbre de una colina para luego dejarla caer rodando por la ladera y tener que volver a empezar. ¿Te imaginas una vida así? Quizá ya vives una vida así sin haberte percatado.

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Ahogas la intuición. La pregunta relevante es: “¿Cuál es el próximo paso?”, dicen los gurús de la productividad. La solución según  muchos: ve a tu lista de tareas y elige una. Pero, ¿cómo la eliges? Esto es lo difícil. No basta con elegir la más prioritaria, la que esté marcada como A, tienes que tener en cuenta los recursos disponibles, materiales y humanos, y, sobre todo, algo que se suele olvidar, el nivel de energía. 

Sin energía, da lo mismo que tengas los recursos y que la actividad sea prioritaria.  Mi tesis es que un sistema muy estructurado debilita la intuición que te permite elegir el siguiente paso. Te vuelve dependiente de la lista, te desconecta de tu estado interno —especialmente de tu energía y sensaciones— y pierdes flexibilidad y perspectiva.

Lo que ganas en control lo pierdes en perspectiva. Es fácil entrar en visión de túnel y convertirte en una máquina de completar tareas pero que no es capaz de integrar su trabajo y relacionar unas tareas con otras, unos proyectos con otros, o generar ideas creativas.

Lo intangible queda relegado en la lista de tareas. ¿Cuándo fue la última vez que escribiste en tu lista de tareas algo como “Dar un paseo por el parque y dejar volar la imaginación”?.  Parecería una pérdida de tiempo, al final del paseo podrías volver con las manos vacías y sentirías que estás holgazaneando. Si quieres exorcizar este sentido de culpa, te recomiendo que leas Descanso deliberado: un manifiesto.

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Zombie walk Paris 2012 en flickr: https://flic.kr/p/djj7hM

Listas zombis. Es muy probable que la lista de tareas se arrastre durante semanas y meses como un muerto viviente. La visitas esporádicamente, dejando que lo urgente coma tu tiempo y que la lista acabe muerta sin que tú lo adviertas o te atrevas a expedir su certificado de defunción.

17 pensamientos en “El pozo sin fondo de las listas de tareas

  1. Gorka

    Y qué razón tienes. Yo sigo dando vueltas a ver cómo me gestiono. He pasado de las apps (Things, Hightrack) al papel y viceversa varias veces. Dentro de las apps creo que acaban siendo todas iguales. Y el papel… tiene infinitas posibilidades.

    Lo que viene de maravilla es preguntarse si de verdad es necesario apuntar esa tarea en la lista de tareas. Muchas veces es como ir abriendo pestañas en un navegador “para leerlas después” y sabes que cerrarás la ventana sin haberlas leído. Ni te molestas en guardarlas en pinboard o similares. En parte de ahí viene le proceso de revisión del GTD, solo que en vez de meter en grupos, muchas veces deberíamos borrarlas directamente.

    A veces también nos hacemos la picha un lío entre la lista de tareas y los eventos del calendario. Una fecha tope no es lo mismo que una fecha de evento y por lo tanto han de estar en lugares diferentes.

    Qué bonito sería vivir tumbado en el césped mirando a las estrellas sin tener ninguna otra preocupación.

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  2. Pingback: KOZZAK » Archive » Diseño de proyectos y RAM biológica

  3. Flames

    La reflexión de Gorka me ha recordado el poema de Peter Handke y que abre EL CIELO SOBRE BERLÍN.

    “Cuando el niño era niño…

    Imaginaba claramente el paraíso,
    y ahora, como mucho, lo adivina.
    No podía pensar en la nada,
    y hoy se estremece ante ella.
    Cuando el niño era niño jugaba entusiasmado,
    y ahora se concentra como antes
    sólo si se trata de su trabajo.”

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  4. carlosmiguelf

    ¿Alguna sugerencia, pues?

    Personalmente uso el calendario de google con Budiness Calendar para las citas y tareas personales, y dotproject y una agenda zimbra para los proyectos y citas de trabajo.

    Intento poner siempre fecha y hora a las tareas personales y si no puedo en ese momento, replanteo una nueva cita o desisto. Las laborales pueden crecer pues cada año son eliminadas y replanteadas todas.

    Un abrazo a todxs.

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    1. Homo Minimus Autor de la entrada

      En una o dos semanas, diré cuál es mi método. No creo que haya sistemas infalibles y creo que la mayoría necesitamos la lista de tareas.
      Lo que me gusta es la idea de declarse en bancarrota en cuestión de lista de tareas y empezar de nuevo. Quizá habría que hacerlo más de una vez al año, eso sí.

      Responder
      1. tito

        no encuentro donde volviste a hablar de tu metodo, lo estoy buscando y nada, y es que me suena que si escribiste de el, si fueras tan amable de pasarme el enlace o el titulo de lo que escribiste….

        Responder
          1. tito

            seguro? es muy raro yo juraria que habia leido algo escrito por tí sobre el tema, igual lo escribiste y no te das cuenta :D, es broma 😉
            pues animo con ese articulo que interesaría a mucha gente y está de actualidad

  5. Diana

    Leo con interés tu post pero esperaba que al final nos dieras una solución alternativa a las listas, para salir del pozo. ¿No la hay?¡ Pagaría porque alguien me diera un sistema que me funcinoe!
    He encontrado el porqué de mi tendencia a la procrastinación y está en esta frase: “La lista de tareas es una diabólica forma de fomentar la procrastinación”.
    En mi vida personal, estoy intoxicada por mi afición a hacer listas, sublistas y microlistas…En mí generan esa falsa sensación de liberación cuando escribo las tareas. Hago listas en mi móvil y en papel. He llegado incluso a escribir una lista en papel y luego hacerle una foto con el móvil ( por si la pierdo). Y todas suelen quedar ahí olvidadas en el fondo de algún bolso o dentro de un bolsillo..

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    1. Homo Minimus Autor de la entrada

      He creado la tensión. La tensión busca la resolución. Dejo algo de tiempo a que busques tus propias respuestas. En no mucho tiempo, daré alguna posible solución. Pero solo después de que las intentes buscar tú.

      Responder
      1. Diana

        Hola de nuevo!
        He probado este fin de semana a no hacer ninguna lista de recados ni tareas ni cosas pendientes. Simplemente he actuado sobre la marcha. Mientras recogía los desayunos el sábado, pensaba y decidía los siguientes pasos a dar para el resto de día. He dado prioridad a las tareas que he considerado más urgentes y no he escrito nada. Esas son las que he hecho.
        Digamos que me he pasado al otro extremo. Creo ( creo, no estoy segura) que me he estresado menos que otros fines de semana. Pero me persigue la sensación de que algo importante me he dejado de hacer. Sigo buscando.
        Gracias por tus sugerencias. Eres brillante, en serio.
        Un abrazo

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  6. Fernando Rodriguez

    No. Yo llevo cuatro años siguiendo las pautas de Getting Things Done y no se me plantea el problema de qué elegir ni de ahogarme en los montones de cosas anotadas, estoy siempre haciendo una y solo una cosa a la vez y veo mis proyectos avanzar, saco nueva luz y genero cambios importantes a nivel total en mi vida. No puedo estar más contento de la aplicación práctica de GTD en mis cosas. Me sirve tanto para las urgencias diarias como para proyectar mi vida a largo plazo. Lo he personalizado de manera que mi actividad es siempre sorpresa sin dejar de ser lo que hay que hacer (tengo clientes y deadlines cada día). Tengo una especie de baraja con un número de naipes para cada día. Sorpresa, variedad y efectividad. Pienso que no lo estás aplicando correctamente.

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    1. Homo Minimus Autor de la entrada

      Yo no aplico GTD. Y tú debes de ser de los pocos que lo aplican completamente. Si a ti te funciona, perfecto, es a ti a quien tiene que funcionarte. Lo que digo es que hay problemas con las listas. No hay ningún sistema que deje de tener dificultades para algunas personas.
      Gracias por el comentario.

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  7. MinimoDavinci

    Una vez más Homominimus replanteando el sentido de las cosas y creandonos dudas y reflexiones. Actualmente estoy aprendiendo GTD, ahora me salta la pregunta de si debo esperar a que nos expliques tu método para aplicarlo.

    Responder
    1. Homo Minimus Autor de la entrada

      Hay muchas ideas valiosas en GTD. Yo leí con mucho interés los libros de David Allen. Como siempre, lo mejor es comprender, experimentar y ajustar.
      Mi sistema actual debe mucho a GTD.

      Responder
  8. Antonio

    Yo las listas de tareas las uso para meter las “cosillas”, para que no molesten en el coco mientras hago las cosas importantes. Si procrastino, prefiero procrastinar con las cosillas que con los temas estratégicos.

    En líneas generales, lo que quería comentar es sólo eso. A continuación, como me gusta enrollarme, os explico todos los detalles, aunque seguro que dentro de una semana pensaré diferente. Ahí va el rollo para quien tenga ganas de leer (el resumen ya lo he dado en el primer párrafo):

    Creo que el mejor sistema de organización es contingente a las necesidades y personalidad de cada cual. El sistema GTD es buenísimo si nuestra vida tiene muchos contextos y no sabemos cuándo estaremos en qué contexto. Si el martes próximo puedo estar en un AVE, en la oficina de Bilbao con fulano, en la de Madrid con mengano o en un vuelo a Nueva York que hago una vez al mes, mejor tengo una lista de cosas para hacer en cada contexto o me encontraré “fuera de juego” demasiado a menudo. Este tipo de vida es típico de ejecutivos, consultores y directivos. De ahí el éxito económico del Sr. Allen, tiene un nicho muy solvente y muy satisfecho.

    Yo, por otra parte, soy profesor. Mi vida no es tan complicada. Sé con mucha certeza qué estaré haciendo el martes próximo. Mis clases pueden gestionarse con una hoja con el cuadro horario y poca cosa más. El contexto “cuando estoy en clase” es equivalente de “tales días a tales horas”. Por otra parte, plantear un trabajo de investigación no es algo que se hace con una lista, no tiene sentido una tarea como “descubre algo nuevo en el campo X”. Más bien hay que reservar bloques de tiempo para el trabajo creativo. Las necesidades de organización son diferentes.

    Mi sistema no ha parado nunca de cambiar y este blog me ha influido mucho. Comento lo que hago ahora mismo.

    Como aplicación del 80/20 yo distingo de las cosas que quiero en mi vida de la “basurilla”.

    Lo primero son los proyectos vitales que, conscientemente, he decidido acometer. Lo segundo es el día a día.

    Todo debe considerarse, la basurilla puede ser imprescindible, o implicar graves consecuencias de no hacerse; por ejemplo presentar a tiempo la declaración de la renta o hacer un chequeo médico. Yo gestiono diferentemente una cosa de otra. Actualmente lo mío es una mezcla de GTD con el sistema que describes en este blog, de las cinco rocas, las TMI y la técnica pomodoro.

    Lista de proyectos, las cosas que yo he decidido que son importantes. Cada proyecto debe tener una acción siguiente, al menos. No intento descomponer los proyectos en una lista exhaustiva y estructurada de acciones, como promueven muchos programas de tipo GTD. He observado que para cuando tengo un proyecto dividido en supbroyectos, fases y acciones, algunas de las cuales son siguientes y otras a la espera, alguna circunstancia externa cambia y hay que volver a reestructurarlo todo, haciendo inútil todo el tiempo de organización usado. En el espíritu de la técnica GTD tengo una lista de proyectos con el nombre de cada proyecto, una descripción de qué significa terminar el proyecto, y una lista con información e ideas sobre posibles tareas siguientes que podrían hacer avanzar el proyecto.

    Pero las acciones siguientes no van a la lista de acciones siguientes separadas por contextos como en el GTD; van a la lista de objetivos de la semana (no más de cinco o seis), en plan “las cinco rocas” de Covey.

    Cada domingo decido qué quiero hacer durante la semana en cada uno de mis proyectos, junto con alguna cosa imprevista que pueda haber surgido. Aunque un proyecto tenga una docena de acciones siguientes posibles, suelo escoger no más de una para hacer durante la semana. En mi caso, esto me da entre 4 y 6 objetivos semanales. Si un día me encontrase con que el miércoles ya lo he hecho todo, ya decidiré si irme de vacaciones o si añadir más objetivos de la lista de proyectos, no me ha sucedido nunca.

    Esta lista de “rocas”, junto con los imprevistos que hayan surgido durante el día, me permiten cada noche decidir las tres tareas (como máximo) más importantes del día siguiente, las TMI. Estas TMI están en el calendario, que es lo primero que miro el día y lo que intento hacer en primer lugar. Al hacer las TMI, como no, la técnica pomodoro.

    Luego están los detalles, la “basurilla” que decía antes. Las minucias que asaltan contínuamente y que pueden ser imprescindibles, como ir a hacerme una radiografía o hacer una gestión en el banco o un informe para el consejo de estudios. Hay que hacerlas, hay que gestionarlas o, al menos, hay que decidir que no son cosa nuestra. Aquí aplico la metodología GTD. Esas tareas las meto en un “inbox” tal como vienen. Siempre van al inbox, esta regla no me la salto. Ni que sea por un segundo me doy la ocasión de decidir si aquello no va conmigo y lo borro o si conviene meterlo en el sistema.

    Cuando decido aceptar la tarea de día a día, la meto en la lista del contexto que más se le adapta. Esto hace aumentar mucho las listas de acciones por contextos y genera un cierto riesgo de procrastinación. Dado que lo que tengo en estas listas son tareas no estratégicas, tampoco es tan dramático que procrastine con ellas. Si hay alguna tarea del día a día que es importante por las consecuencias de hacerla mal (como presentar la declaración de hacienda) la pongo como TMI un día concreto. Las TMI sí que las miro contínuamente. Las listas GTD por contexto son un pacificador de conciencia. Las cosas menos estratégicas están capturadas y guardaditas. Cuando llega el momento de gestionarlas, me pongo, cuando estoy con las cosas estratégicas, no molestan, no están en la ram mental.

    Si en un momento dado crecen tanto que empieza a doler el sentimiento de culpa, siempre puedo decidir que una o dos de las TMI del día siguiente sea limpiar esas listas de cosillas, o decidir que aquellas tareas no las puedo hacer con mi tiempo actual y borrarlas.

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