El truco definitivo para concertar citas

Iván Entusiasmado en su Proyecto 0.Controla tu vida propone crear protocolos para todas su actividades cotidianas con el fin de hacerlas eficientes y lograr la automatización que le permita orientar sus preciosos recursos volitivos y atencionales hacia las direcciones más provechosas.

Un minimalista robótico  como yo  no puede menos que sentir simpatía por su megalomaniaco proyecto.  Este artículo es mi humilde aportación.

El propósito de este artículo NO es crear un protocolo válido para  toda la duración de una cita. La casuística sería interminable, tanto por la diversidad de objetivos de una cita como por las situaciones que se pueden presentar. La complejidad del protocolo sería inabarcable.

Mi intención es mucho más modesta: pretendo determinar cuál es la mejor hora para una cita. Este protocolo es especialmente relevante para una primera cita, pues no ha habido oportunidad de mostrar a la otra parte tus estándares y fijar las expectativas.

Costes de la negociación de citas

Una de las fuentes más importantes de fricción existencial son las citas. Toda cita requiere coordinación. El trabajo de negociación de una cita puede ser grande. La probabilidad de que la gente sea impuntual o que simplemente no acuda a la cita es cada día más alta.

A nadie le gustan las esperas. En flickr: https://flic.kr/p/oUgjgX

Las pérdidas de tiempo, reorganización de la agenda, tensión de la espera y costes de renegociación son exasperantes. Una cita frustrada puede ser una pequeña gota, pero la acumulación de estas pejigueras diarias pasa factura sobre la calma y la paz de espíritu, además de perjudicar nuestros vínculos personales y profesionales.

Si no sabemos gestionar estas fricciones cotidianas, perdemos energía y bienestar emocional. Es  capital que creemos un protocolo para citas.  En especial, un protocolo para concertar la hora de una cita.

¿A qué hora concertar una cita o entrevista?.

Para un vendedor, el manejo de la agenda y la fiabilidad en las citas con los clientes es un elemento clave de su productividad, no en vano el grueso de su trabajo consiste en entrevistas diarias con clientes.

Los vendedores veteranos tienen un truco que les permite optimizar el tiempo: Jamás conciertan una entrevista a las en punto o a las y media.

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Las 8 y 8 es una buena hora para una cita. En flickr: https://flic.kr/p/5bEzce

¿Razón?

Es una hora estándar que se suele reinterpretar  como “hacia las en punto o hacia las y media”, nunca a las 12:00 o las 16:30.  Por eso, siempre conciertan las entrevistas a horas inusuales; por ejemplo, a las 12:07  o a las 16:25, con precisión de minutos.

De esta manera, te aseguras de que las otras personas reciban el mensaje de que el tiempo es valioso y que esperas puntualidad.

Si una hora tan exacta te parece demasiado excéntrica, puedes probar a quedar a las y diez o las y cuarto. Puede servir como solución de compromiso para las personas más medrosas y conservadoras.

La hora de la cita es un observatorio

Te puede parecer una estupidez o un intento ridículo de hacerse notar o, peor, de dar la nota. En absoluto.  Los vendedores veteranos explican por qué lo hacen: si quedas a una hora tan precisa trasladas al cliente varios mensajes importantes:

  • Esta persona controla su agenda al minuto.
  • Me ha proporcionado un hueco en su atiborrada agenda y no es conveniente hacerle esperar, so pena de que pierda la oportunidad de entrevistarme con él.
  • Es una persona ocupada. Puede que yo sea importante para él, pero seguro que tiene otros clientes a los que atender, quizá más importantes que yo.
  • Un vendedor que controla la agenda con esa precisión es una persona pragmática y eficaz que saca el máximo partido de sus interacciones con clientes. No me va a tener en una charla sin sentido. Cuando logremos los objetivos, que por supuesto tendrá claros, podré irme.
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La hora a la que fijes la cita es un observatorio

  • Es un profesional. Es una persona eficaz y digna de confianza.
  • Esta persona es original. Me llama la atención (podría participar en el Proyecto 52 paseos). Quiero saber más. Qué más sorpresas me tendrá reservadas. Concertando una cita con una hora tan llamativa, estás pulsando la tecla de la curiosidad y enmarcas lo que era una cita rutinaria o anodina en una ocasión social con chispa.
  • Cumple sus compromisos. Está claro que si me ha citado a las 11.23 am es porque me espera exactamente a esa hora y él en justa correspondencia estará también a la misma hora y no me hará esperar.
  • Un último mensaje importante: si en la cita o reunión hay asimetría en las partes,  que el vendedor tome la iniciativa y sugiera una hora tan específica equilibra subjetivamente el poder negociador.

Quizá estas disquisiciones te parezcan rizar el rizo, pero ya sabes que en el minimalismo no hay asuntos insignificantes. Hay todo un área de la psicología social y de la microsociología dedicada al manejo o gestión de las impresiones en las interacciones sociales cotidianas.

Considera que la hora a la que fijes el encuentro es como el pequeño hueco de la cerradura a través del cual la otra persona puede ver la habitación de tu personalidad y tu forma de comportarte.  La hora a la que fijes la cita es una metáfora de tu identidad.

Cuándo llegar al punto de encuentro

Vamos a suponer que logras aumentar la probabilidad de que la otra persona llegue a la cita puntual. ¿A qué hora deberías estar tú en el lugar de la reunión?

  • Llegar más tarde no es una opción. Has apostado por una hora estrambótica y si aparecieras tarde se perderían muchos de los beneficios sobre tu imagen personal apuntados arriba.
  • Parecería que lo lógico es llegar en punto. El problema es que te arriesgas que al programar tu llegada a la hora en punto surjan imprevistos en el camino que demoren tu llegada: más tráfico del habitual, vías de acceso bloqueadas, retrasos en aviones, asuntos urgentes, etc.
  • Lo más conveniente es llegar con un margen de seguridad que dependerá de la distancia al lugar de la cita y de la importancia de la cita y que te permita ser puntual la mayor parte del tiempo.

Esperando en un aeropuerto. En flickr: https://flic.kr/p/oak5dv

Pero tengo una objección a la puntualidad: ¿no es acaso cierto que si nunca pierdes un avión es que estás pasando demasiado tiempo en los aeropuertos?

En principio, es cierto que si no te arriesgas a llegar tarde nunca es porque por término medio estás llegando con mucho más tiempo del razonable.  En este sentido, la puntualidad máxima (100% de las veces) es una mala política de asignación del tiempo. Pero si tienes en cuenta que puedes hacer un buen uso de las esperas y con ello mejorar la calidad de las entrevistas, llegar con antelación puede ser una buena idea.

Como sería una molestia computacional tener que calcular en cada caso el tiempo de antelación, sugiero protocolizar  la antelación con la que alcanzar el lugar de la reunión:

  • Para una cita habitual en distancia de desplazamiento  e importancia, 15 minutos.
  • De media hora para una cita con riesgo o importancia mayores.
  • Para citas en que la distancia sea grande (por ejemplo, varias decenas de kilómetros) o/y que sea de gran importancia (por ejemplo, un examen, una entrevista de trabajo con los socios de la empresa o un contrato cuantioso), fijamos la antelación en una hora.
  • Para reuniones en el mismo edificio y de poca importancia, el tiempo se puede reducir a 5 minutos.

¿Cómo sacar partido del tiempo de espera?

Los 5, 15,30 o 60 minutos de espera pueden emplearse en disponer el espíritu para el tipo de interacción social que tienes por delante.

Somos animales territoriales. Nuestras emociones dependen mucho de la familiaridad con el entorno físico. Si estás en territorio desconocido o enemigo, es crucial que explores el terreno: las salidas de emergencia y las vías de acceso, la sala donde se celebrará la reunión, la localización del cuarto de baño , la fotocopiadora, la máquina de café y cualquier otro punto relevante para la interacción prevista.

Somos animales territoriales. Nuestra confianza va asociada al terreno. En flickr: https://flic.kr/p/6wDVt1

El tiempo de inspección mitigará la ansiedad propia de las interacciones con otros seres humanos; en especial, cuando la jerarquía no está definida o tu estatus es inferior al de la otra parte.

Si estás en una cita romántica, donde la tensión es normal, tu conocimiento del terreno se transformará en seguridad personal y transmitirá una atractiva sensación de control.

Preparativos estratégicos. En una entrevista en la que se tenga que hacer uso de información y requiera actitud estratégica, sería conveniente recordar los objetivos y metas de la entrevista, los puntos a tratar y aquella información clave que habrá que recopilar durante la actuación social. Unos pocos minutos de relax y planificación  pueden determinar el resultado.

Las fuerzas de élite antes de entrar en acción llevan a cabo rutinariamente un BAR (Before Action Review) o Revisión Antes de la Acción para incorporar a su memoria a corto plazo los objetivos de la misión y  la información necesaria para la ejecución.

En esta revisión formal, fijas tus intenciones para la interacción en curso y determinas cuándo darás por acabada la conversación. Si se trata de un asunto complejo, puedes crear un pequeño plan de contingencias expresado en forma de regla SI—ENTONCES. Por ejemplo, “SI sube la voz, ENTONCES bajo la voz” o “SI solicita un precio mayor que X, ENTONCES pido un aplazamiento de la reunión”.

Referencias

5 pensamientos en “El truco definitivo para concertar citas

  1. Yuri

    ¡Soy el primer comentario! 😀

    Fuera de broma, estoy de acuerdo con las citas a horas inusuales por las razones expuestas.

    PD: Nunca había visto ni utilizado “o/y”, no sabía que existía. Muy original.

    Responder
  2. atreverseacambiar

    Qué bueno, me doy cuenta cada vez que leo entradas de este estilo, de que soy rara con mayúsculas, porque son cosas que he hecho de forma rutinaria toda mi vida.

    Con el tema de esta entrada en cuestión…una cosa que la llevo a fuego gravada es que mi tiempo es valiosísimo y para mí desperdiciar tiempo es lo peor de lo peor. Por ello, lo de quedar y sus correspondientes esperas me lo tomo muy a pecho. Claro, en una cultura española o te relajas o te sale una úlcera. Lo que yo hago con citas digamos amistosas o de poca importancia, teniendo en cuenta el poco respeto general por el tiempo ajeno, es que observo las pautas de la otra persona y establezco un patrón. Si observo que esa persona tiende a demorarse una media de 10 min, sé que cuando diga una hora, yo tengo 10 min. más. Y así.

    Si son cosas más serias, como muchas veces planifico entre medias, el tiempo es el que es, o sea que si no llegan puntuales, su problema será, porque la cita, sea cual sea el motivo, se acortará el tiempo tanto como se, hayan retrasado. Si realmente lo valoran, la gente se lo toma en serio. Y si intervienen factores económicos, más (total, son ellos los que pierden).

    No sé, la verdad es que tampoco tengo un montón de citas, así que no necesito optimizar a ese nivel, pero escojo bastante bien cómo y con quién paso mi tiempo. Y en otro país, si dices a las 10:23, a las 10:23 en ese sitio como un clavo está todo el mundo. Eso es así (lo cual me fascina, porque significa que tiene todo el mundo sincronizado los relajes??? En teoría está bien, pero me mata la espontaneidad y lo hace todo demasiado solemne. Para mí 2-3 min son aceptables e incluso sanos en encuentros informales cuando hay confianza).

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  3. Anónimo

    he recibido alguna cita con este tipo de horarios, cuando me citan a un encuentro a las 12,07 lo primero que pienso es: ¡la gente como se aburre tanto, no sabe que hacer para llamar la atención¡

    Responder
  4. Anca Balaj

    Es muy divertido este artículo. El único defecto que le encuentro es que me acabas de destripar todos los misterios de mi cita contigo. Jo, no lo publiques!

    Responder

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