La tesis fundamental en la que se basa el sistema de productividad Getting Things Done (GTD para los iniciados) es que cualquier idea, preocupación, tarea pendiente, cita en el futuro,  etc., que no sea anotada en una lista, se queda en la memoria a corto plazo —lo que David Allen llama RAM biológica— e interfiere con la acción presente además de generar estrés.

Estoy de acuerdo que cuando uno tiene muchos proyectos, objetivos, responsabilidades y papeles en su vida (trabajador, jefe, padre, amigo, director del proyecto A, Patrocinador del proyecto H, tesorero de la asociación de padres, entrenador del equipo del colegio, novio o esposo, etc.) es difícil llevar un registro mental de todo lo que hay que hacer.

Nuestro cerebro está extraordinariamente dotado para generar asociaciones entre ideas y para generar intuiciones, pero es muy malo para llevar listas mentales de cosas que hacer y avisarnos en el momento en que acaba un plazo o tiene que hacerse una tarea concreta.

Como consecuencia, las tareas pendientes  se quedan revoloteando en la RAM biológica, apareciendo y desapareciendo periódicamente, en un bucle permanente que interfiere con las tareas que estemos ejecutando en cada momento. Y da lo mismo que esa tarea sea una reunión transcendental para nuestro futuro que tener que recoger el automóvil en el taller o pagar una factura: el poder de interrupción y el estrés que genera la aparición recurrente de la preocupación o aviso mental es similar.

La solución de David Allen es descargar la memoria de estas tareas y registrarlas en un sistema fiable de listas y archivos  que tengamos disponibles en el momento adecuado para la acción correspondiente. La lista de tareas  es la estrella de su método  y de muchos otros sistemas de productividad.

Los problemas con las listas de tareas

Las únicas listas que funcionan son las que tienen solo un elemento.

—Nassim Nicholas Taleb

Cualquiera que haya llevado una lista de tareas habrá sufrido  muchos de estos inconvenientes:

La lista de tareas tiende a crecer ad infinitum. Es muy fácil añadir nuevas tareas. El papel lo soporta todo. Da lo mismo que no haya horas en el día o en la semana para hacer ni una fracción de todo lo que vierto en la lista.

Genera una sensación de control que, en parte,  es ilusoria. Sientes un cierto  logro o alivio cuando pones en negro sobre blanco la tarea que antes solo tenías en tu mente. Y más cuando tachas una acción completada.  Pero esa sensación de control es hasta cierto punto irreal. Puedes estar completando frenéticamente tareas marcadas cuando el trabajo esencial queda sin hacer o los proyectos no avanzan.

La lista tiende a convertirse en una lista de deseos o carta a los reyes magos. Más que las cosas esenciales que hay que hacer, las que elegirías según el principio de Pareto o Regla del 80/20,  escribes las cosas que te gustaría hacer o las que antes te vienen a la cabeza.

Cuantas más tareas introduces en la lista, más difícil es elegir la siguiente tarea. La organización por contextos (casa, oficina, computador, automóvil) o los códigos de prioridades (ABC) intentan atenuar la dificultad de elección, pero si hay treinta tareas en un contexto o quince tareas prioritarias tipo A el problema subsiste.

La sensación de ver una lista de tareas atestada puede ser abrumadora y desmoralizante. “¿Todavía me queda todo esto?”, “¡No tengo horas en el día para esta montaña!”. Lo que has ganado en concreción, por registrar todo lo que quieres hacer, lo has perdido en calma mental.

Es muy probable que hagas lo que más te gusta hacer, eres humano. Demasiado humano. La lista de tareas es una diabólica forma de fomentar la procrastinación. Puedes ir relegando las tareas incómodas sin sentido de culpa. Basta con que elijas las tareas más apetecibles y pospongas las otras. Tienes una excusa perfecta: estás en movimiento, haciendo cosas, llenando tu día de trabajo, tachando tareas completadas, nadie diría que estás holgazaneando.

Agotas parte de tu fuerza de voluntad. Cada vez que tienes que elegir una tarea  de la lista maestra dedicas recursos mentales para la decisión. Si cada vez que completas una tarea, consideras la nueva tarea entre una masa grande de posibles tareas,  generas fricción.

Una lista de cosas que hacer abultada genera una variante de la Paradoja de la elección: cuantas más opciones tenemos es más probable que difiramos la decisión, que peores decisiones tomemos y que más insatisfechos estemos con las decisiones tomadas.

Siempre puedes añadir nuevas tareas. Da lo mismo lo rápido y eficiente que seas completando tareas, siempre se te ocurrirán más o se le ocurrirán a tus jefes, colegas y familiares. La sensación de angustia existencial derivada puede ser similar a la de Sísifo castigado por los dioses obligado a cargar y subir  una y otra vez la gran piedra a la cumbre de una colina para luego dejarla caer rodando por la ladera y tener que volver a empezar. ¿Te imaginas una vida así? Quizá ya vives una vida así sin haberte percatado.

Ahogas la intuición. La pregunta relevante es: “¿Cuál es el próximo paso?”, dicen los gurús de la productividad. La solución según  muchos: ve a tu lista de tareas y elige una. Pero, ¿cómo la eliges? Esto es lo difícil. No basta con elegir la más prioritaria, la que esté marcada como A, tienes que tener en cuenta los recursos disponibles, materiales y humanos, y, sobre todo, algo que se suele olvidar, el nivel de energía. 

Sin energía, da lo mismo que tengas los recursos y que la actividad sea prioritaria.  Mi tesis es que un sistema muy estructurado debilita la intuición que te permite elegir el siguiente paso. Te vuelve dependiente de la lista, te desconecta de tu estado interno —especialmente de tu energía y sensaciones— y pierdes flexibilidad y perspectiva.

Lo que ganas en control lo pierdes en perspectiva. Es fácil entrar en visión de túnel y convertirte en una máquina de completar tareas pero que no es capaz de integrar su trabajo y relacionar unas tareas con otras, unos proyectos con otros, o generar ideas creativas.

Lo intangible queda relegado en la lista de tareas. ¿Cuándo fue la última vez que escribiste en tu lista de tareas algo como “Dar un paseo por el parque y dejar volar la imaginación”?.  Parecería una pérdida de tiempo, al final del paseo podrías volver con las manos vacías y sentirías que estás holgazaneando. Si quieres exorcizar este sentido de culpa, te recomiendo que leas Descanso deliberado: un manifiesto.

Listas zombis. Es muy probable que la lista de tareas se arrastre durante semanas y meses como un muerto viviente. La visitas esporádicamente, dejando que lo urgente coma tu tiempo y que la lista acabe muerta sin que tú lo adviertas o te atrevas a expedir su certificado de defunción.