Operaciones y proyectos

Comprender la distinción proyectos-operaciones es crucial en una adecuada organización personal. Es una distinción prestada del mundo de las organizaciones, en especial de las empresariales.

Las operaciones son las actividades que realizas cotidianamente para mantener tu vida en marcha, acciones habituales y recurrentes para mantener tu bienestar; en una empresa, son las actividades de adquisición, producción y entrega de bienes y servicios junto con todas las actividades de apoyo, administrativas, contables y de otra índole que apoyan esas actividades básicas. Son las que transforman las materias primas y otros recursos en un producto que se puede vender a un precio suficiente para obtener beneficio y asegurar la viabilidad de la empresa.

Ejemplos de operaciones en el ámbito empresarial son los procesos productivos habituales, el reclutamiento y contratación de nuevos empleados, la contabilidad de los resultados o la facturación a clientes. Todas actividades necesarias para mantener el día a día de la empresa y la generación de valor.

Los proyectos son actividades únicas con un presupuesto fijo de recursos y una fecha límite de entrega con las que pretendes obtener algo nuevo, introducir una innovación, un cambio positivo. En la empresa, los proyectos son los que  cambian el statu quo a través de la transformación de los procesos de producción, la forma de organización o la generación de nuevos productos.

Ejemplos de  proyectos son el  I+D que investiga un nuevo medicamento, el lanzamiento de un nuevo producto, la reestructuración del diseño organizativo o la la construcción de una nueva planta de producción.

Hay empresas cuyas actividades están organizadas casi enteramente por medio de proyectos, por ejemplo una productora de cine en la que cada película es un producto único con personal y recursos específicos y cuya producción tiene una fecha límite. Lo más habitual es que las empresas tengan un núcleo fuerte y duradero de operaciones,  y proyectos esparcidos a través del tiempo que actualizan y desarrollan las capacidades empresariales.

En el ámbito del minimalismo existencial (diseño de vida minimalista), los proyectos son “las unidades mínimas de acción con significado completo” (por analogía con la definición de oración gramatical) y contrastan con las meras tareas, que son piezas de acción pero solo con significado dentro de otra  tarea o proceso de orden superior. Un proyecto busca un cambio concreto y engloba multitud de tareas.  Las operaciones son también conjuntos de tareas, pero integradas para mantener el statu quo, el funcionamiento habitual de las actividades.

Ejemplos de proyectos personales  serían  cambiar de trabajo, abrir un blog, aprender a tocar la mandolina o llevar a cabo una dieta para bajar peso.

Ejemplos de operaciones en el ámbito de la organización personal son el aseo diario, las ocho horas diarias en el trabajo haciendo un trabajo ya conocido, el shabbat semanal, comer, dormir o jugar la acostumbrada partida de  póker los viernes por la noche con los amigos. Escribir en este blog periódicamente (una o dos veces a la semana, por ejemplo) pertenecería al ámbito de las operaciones si fuera capaz de disciplinarme para escribir todas las semanas (cosa que todavía no he logrado a pesar de los años).

Las diferencias más importantes entre operaciones y proyectos en el ámbito existencial son por tanto las siguientes:

• Un proyecto es un esfuerzo único con fecha de caducidad que busca un resultado concreto; las operaciones son indefinidas y sostienen la creación de valor y satisfacción personal de una manera previsible y continua.
• Las operaciones buscan contribuir al statu quo y mantener el bienestar alcanzado mientras que los proyectos pretenden lograr  una ampliación de las potencias vitales, de la capacidad de hacer.
• Los proyectos se distinguen por su alcance (lo que pretenden lograr) , su duración y recursos empleados. Las operaciones se distinguen por su contribución a distintas áreas vitales (funciones en las empresas): física, emocional, profesional, relacional, financieras, intelectuales, etc.
• Las operaciones son recurrentes y una vez configuradas se repiten indefinidamente. Los proyectos, por ser una exploración de un espacio de posibilidades y no haber un camino único y conocido, han de ser necesariamente creativos y no reducibles a una fórmula (en cuyo caso, dejarían de ser proyectos).
• Las operaciones son fuerzas conservadoras y de mantenimiento; los proyectos son los cambios disruptivos que buscan el crecimiento y progreso.

En resumen:

las operaciones son el reino del orden, lo nutricio y la estabilidad (el eterno femenino).

Los proyectos pertenecen al  caos, los saltos al vacío y la ampliación de posibilidades (el eterno masculino).

Es conveniente tener claras estas ideas a la hora de configurar una organización personal. Es importante explicitar los proyectos en curso y sus elementos principales (objetivos, duración  y fechas límites, recursos de tiempo y financieros asignados, etc.), y llevar una lista actualizada de proyectos que permita saber qué estamos haciendo y qué recursos tenemos disponibles.

Los proyectos han de insertarse en el  escaso espacio que nos permiten las operaciones diarias, las agendas profesionales y nuestras novias o esposas, y han de ser cuidadosamente elegidos para que procuren el mayor crecimiento y sorpresa eficaz en el esquema general de nuestras vidas.