Un signo de distinción de un intelecto de primera clase es el ser capaz de mantener en mente dos ideas contradictorias y seguir funcionando.

–John Maynard Keynes. Economista inglés.

Arriba-abajo

El primero se basa en la aclaración de los valores, la misión y los objetivos fundamentales para desde ahí ir descendiendo en una jerarquía hasta las acciones individuales y cotidianas del día a día. Es el enfoque más lógico, jerárquico o   “ingenieril”, si se quiere.

Has de pensar  en tus metas a largo plazo y en tus valores y organizar tu vida en función de esas prioridades globales, valores fundamentales y metas a largo plazo; incluso,  se te anima  a realizar una declaración de misión personal que integre y dé sentido a tu existencia en su conjunto.

 Stephen Covey y su  The Seven Habits of Highly Effective People, Los siete hábitos de la gente altamente efectiva, es el principal representante de este enfoque.

El lema es: “Organiza tu tiempo”. Las actividades se priorizan  en una matriz de prioridades 2 x 2 en función de su importancia y su urgencia, y se recomienda dejar tiempo para las actividades importantes y evitar el síndrome de lo urgente y lo ruidoso, que amenaza con inundar tus días de minucias y hacerte perder la perspectiva y descuidar las metas a largo plazo. Tus semanas las organizas en función de el tiempo de reuniones,  los grandes objetivos que quieres realizar, y procuras dejar  espacios libres para tareas importantes como pensar, reflexionar o formarte.

A este enfoque también podríamos darle el nombre de enfoque Macro.

Abajo-arriba

Por otro lado, tenemos un enfoque más reciente: el enfoque de David Allen y su Getting things done, Organízate con eficacia en español.  Allen reconoce la necesidad de aclarar la perspectiva y determinar las metas en sus distintos horizontes temporales, pero al mismo tiempo señala que la realidad no atiende a las nítidas distinciones del sistema de prioridades  ABC, o a la división trabajo-casa,  y que  nuestros días están llenos de “minucias” que hemos de realizar nos guste o no, contribuyan o no a la gran meta, como recoger a los niños del colegio,  pagar las facturas, hacer la declaración de la renta o responder al e-mail de un compañero de trabajo. Además, esas minucias, las resolvamos o no, las atendamos  o no, están afectando nuestra calma mental y nuestra productividad. La vida es mucho más confusa, incierta y orgánica de lo que nuestros sistemas de planificación y control pueden  manejar.

 Aquí se pasa de un sistema de organización del tiempo a un sistema de organización de la acción. El flujo de inputs de  información y de tareas para un trabajador del conocimiento que organiza su propio trabajo es muy distinto del trabajador de la línea de montaje de nueve a cinco, que conoce exactamente el alcance y límites de sus tareas.  Allen, por tanto, considera que la prioridad para un trabajador del conocimiento es organizar la acción cotidiana y el flujo de información y tareas, creando un sistema que le permita lidiar con el trabajo a diversos niveles y en los distintos ámbitos de su vida: familia, relaciones personales, profesión, comunidad.  Podríamos llamarlo también enfoque Micro de la organización personal.

Los dos  enfoques son necesarios y complementarios. Allen  pone el énfasis en el control del flujo de actividades y el logro de la eficiencia (cómo hacerlo bien) ; Covey,  en la perspectiva (en el qué hacer), lo que nos permite centrarnos en las cosas importantes. Ambos nos proporcionan herramientas para mejorar el control y la perspectiva respectivamente.  Todo sistema de organización personal ha de considerar esas dos dimensiones e integrarlas armoniosamente.