La arruga temporal es bella
–Homo Minimus
En la comunidad de blogueros especializados en productividad y organización del trabajo hay debate sobre el lugar y el valor de las interrupciones.
Iago Fraga, de Técnicas de Organización, en La vacuna contra las distracciones, considera que una interrupción en medio del trabajo, cuando estás en «la zona», es contraproducente porque volver a retomar la concentración requiere tiempo.
Jeroen Sangers, de El Canasto, dice que la Técnica Pomodoro no funciona porque interrumpe el trabajo cada 25 minutos (o algún periodo fíjo). Considera que la técnica pomodoro es una forma rígida de trabajar; de hecho, cree que es una variante «sexy» de la técnica del bloqueo de tiempo (time boxing en inglés); esto es, de la técnica de asignar bloques de tiempo a las tareas más importantes.
Para estos dos expertos, que suspendas el trabajo a intervalos, por ejemplo de 25 minutos, parece artificial y contraproducente. Antes de refutar esta posición, voy a definir conceptos:
- Distracción = interrupción, voluntaria o no, no útil del flujo de trabajo.
- Pausa = interrupción voluntaria y útil del flujo de trabajo
Se entiende que yo defiendo la segunda variante de las interrupciones, las interrupciones voluntarias y útiles, las pausas.
Origen de las distracciones
Las distracciones pueden llevar a la parada en el flujo de trabajo. Las causas pueden ser externas e internas:
- Suceso interno: un pensamiento no relacionado con lo que estamos haciendo irrumpe en la conciencia: empiezo a fantasear con mis próximas vacaciones.
- Suceso externo: una llamada de teléfono, un correo de entrada que suena en mi bandeja de correo o cualquier distracción visual.
Estas serían distracciones o interrupciones no voluntarias y según cómo las gestionemos llevarán a parar el trabajo o a continuarlo. Algún estudio estima que el trabajador de oficina tiene una media de una interrupción del flujo de trabajo y concentración cada 3 minutos, con los costes que eso conlleva en términos de eficiencia.
La gente con buena capacidad de organización y concentración controla las distracciones internas y se enfoca en lo que hace. También tiene más o menos controlado el entorno de trabajo y las distracciones externas.
¿Cuándo elegir el momento de la pausa?
Los expertos escogen un periodo de trabajo lo suficientemente largo (90 minutos, una hora) para que cuando lleguen al final del periodo hayan hecho un trabajo significativo; para el momento de la pausa también ya ha aparecido el cansancio. Si están inspirados y con energía suficiente, probablemente seguirán trabajando pasado el periodo de trabajo inicial que se habían fijado.
Otros menos sistemáticos escogen el momento de parar cuando ven que no están avanzando mucho o están agotados.Paran cuando se ha reducido el rendimiento y no están inspirados. En general la gente sigue trabajando hasta acabar la tarea si se lo puede permitir.
Bien, pues yo creo que estas maneras de hacer pausas o parar –tras un periodo extenso de trabajo (90 minutos, 2 horas, etc.), por cansancio o por no estar en la zona– son erróneas. Hay una manera distinta y mejor de hacer pausas o parar el trabajo. Y es la siguiente:
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Artículos de la serie «pon un tomate en tu vida»(técnica pomodoro):
Técnica pomodoro Técnica pomodoro y minimalismo existencial Apología de la técnica pomodoro Técnica de las cero alternativas La pausa es bella La pausa es bella y el cliffhanger Lo que podemos aprender de Hemingway Técnica pomodoro y atención plena
Homo Mínimus 