El Tao de la productividad

Este artículo pertenece a la serie Lo que podemos aprender de X. Agradezco a Antonio, comentarista de este blog, por compartir sus ideas y descubrirme  a Terence Tao y sus consejos sobre productividad.

Terence Tao es uno de los hombres más inteligentes del planeta, tiene un cociente intelectual de 230 puntos. Fue un niño prodigio de las matemáticas. Con dos años, enseñaba aritmética a niños  de 5 años usandos bloques (la había aprendido viendo Barrio Sésamo) ; con solo nueve, acudía  a cursos de matemáticas de nivel universitario.  Ha sido el ganador más joven de las olimpiadas matemáticas en todas las medallas: bronce, plata y oro. Con 31 años ganó la medalla Fields, el premio Nobel de las matemáticas.  Hoy tiene 39 años.

Si algún día tienes la tentación de creerte muy listo en comparación con alguien un poco más torpe que tú, recuerda a Terence Tao para poner tu  talento en perspectiva.

Hoy le traigo a colación para averiguar  qué puede aportarnos en relación a la productividad y la organización de la acción.

Antonio  me llamó la atención sobre el personaje:

No sé si conoces el caso de Terence Tao, un matemático muy ilustre, del que se dice que publica, en promedio, un artículo de investigación cada semana.

Este hombre lleva muchos proyectos complejos en paralelo. Cuando deja un proyecto no lo deja “en el aire”, correría el riesgo de tener que rehacerlo de nuevo al retomarlo, lo deja en un punto más o menos cerrado, un punto donde sea posible retomarlo sin perder información y sin que, mientras está a la espera, ocupe espacio en su cabeza. En su caso, la procrastinación no es un peligro.

Mi primera reacción fue cuestionar la referencia de Antonio: ¿qué diablos voy a aprender de un tipo que se sale de las gráficas en cociente intelectual? Es un genio, uno entre diez millones, lo que haga o deje de hacer no es aplicable al común de los mortales.

Antonio aludía a la capacidad  de Terence Tao de mantener varios proyectos en paralelo dejándolos temporalmente en puntos “cerrados” que le permitían retomar el proyecto sin perder información y sin que los proyectos inconclusos siguieran revoloteando en su cabeza e interfirieran unos con otros. Dice Terence en su blog:

Lo que hay que evitar es dejar una tarea cuando está parcialmente acabada sin ningún buen “punto de cierre”; porque entonces se pierde o se queda en la mente y me impide pensar plenamente sobre alguna otra cosa, o bien hay que rehacer la tarea desde un punto previo cuando uno vuelve a ella. Pero uno no tiene que acabar cada tarea completamente, siempre que pueda retomarse más tarde.

Esto corrobora la técnica de Hemingway de dejar la escritura en un punto interesante, pero “en el que supiera lo que iba a ocurrir después”, para descansar en el tiempo entre medias y retomar al día siguiente el texto sin mucho esfuerzo.

Tao Mantiene varios proyectos en paralelo, a diferencia de Hemingway que escribía un libro cada vez, y por eso para él es muy importante evitar el  efecto cliffhanger (ideas revoloteando en la memoria a corto plazo) y su interferencia  con otros trabajos en curso.

A la vez, necesita tiempo para  madurar las ideas en proyectos a largo plazo que pueden llevar años. Dejar los trabajos en un punto cerrado pero abierto al  trabajo inconsciente (esto suena a koan Zen) puede ser una de las claves del trabajo creativo de altura.

Bertrand Russel, el filósofo y lógico matemático, describía sucintamente esta estrategia mental en su libro La conquista de la felicidad:

Yo he notado, por ejemplo, que si he de escribir sobre un asunto difícil, no hay mejor plan que pensar en ello intensamente –con la mayor intensidad de que soy capaz—durante algunas horas diarias, y luego dar órdenes, por decirlo así, de que el trabajo continúe subrepticiamente. Después de algunos meses vuelvo a mi asunto y encuentro que el trabajo está hecho. Antes de descubrir esta técnica solía perder los meses intermedios preocupándome porque no hacía progreso alguno. No encontraba por ello con más prontitud la solución y perdía meses que ahora puedo dedicar a otras cosas.

En el artículo Experiencias ajá de este blog os propuse un experimento mental para que apreciaráis la potencia de la técnica de Russel a pequeña escala (durante una semana y con un acertijo, en vez de con un problema matemático).

Lo que podemos aprender de Terence Tao: gestión de la energía

Visto que un genio de la lógica (Bertry) y  un genio literario (Erny) pueden estar de acuerdo con un genio matemático (Terry) y dar consejos razonables para el ciudadano medio, decidí examinar con mayor atención el blog de Tao y tus técnicas  de productividad.

Su estilo de escritura es terso, sencillo, conciso, como se esperaría de un matemático. Todo lo que escribe añade significado y  apenas hay retórica o digresiones no funcionales.  Es un modelo de expresión. Tomo nota.

De todo lo que he leído, lo que más me ha llamado la atención es el énfasis que Terry pone en la conciencia  del nivel de energía y motivación como criterio principal en su organización del trabajo. Aunque titula la entrada de blog  Sobre la gestión del tiempo (On time management) debería haberla llamado más propiamente Sobre la gestión de la energía:

Otro asunto es que mi habilidad para hacer trabajo matemático serio fluctúa mucho de un día a otro; a veces, puedo pensar intensamente sobre un problema durante una hora, otras veces me siento preparado para escribir los detalles completos de un esbozo que mis coautores o yo ya hemos escrito, y en otras ocasiones solo me siento capacitado para responder al correo electrónico y hacer recados, o simplemente para dar un paseo o echarme una siesta.

Terence  está en contacto con sus emociones y actúa de acuerdo a esta información. Está claro que no sigue una organización “industrial” del trabajo mecanicista o rutinaria y  no se obliga a trabajar siempre al mismo ritmo o con una agenda fija. Es un trabajador autoprogramado. La libertad inherente al trabajo académico y la ausencia de supervisión obviamente facilita este enfoque:

Encuentro muy útil organizar mi tiempo para adaptarme a estas fluctuaciones: por ejemplo, si tengo una tarde libre y me siento inspirado para ello, puedo cerrar la puerta de mi despacho,  desconectarme de internet y empezar a escribir un trabajo de investigación que  estaba medio muerto; o si no, me pongo a procesar una semana de correo electrónico atrasado, comentar un trabajo de investigación, escribir un artículo en el blog o lo que sea que parezca apropiado a mi nivel actual de energía y entusiasmo.

Este énfasis en la energía como determinante de la elección de la siguiente tarea es compartido también por David Allen, el gurú de la productividad,  pero creo que el mensaje de este último  se pierde o queda desdibujado entre tanta lista de tareas, repositorios y diagramas de flujo de trabajo.

Sobre la estructura y la flexibilidad

No es que Terence desprecie la estructura (no concibo a un matemático despreciando la estructura…), al contrario:

Mi sugerencia final es  escoger algún sistema de organización y esforzarse de verdad por ceñirse a él; un sistema a medias es probablemente peor que ningún sistema en absoluto. [Un corolario a esto es no intentar crear un sistema demasiado ambicioso desde cero que uno difícilmente va a seguir; probablemente , es mejor dejar que el sistema evolucione a lo largo del tiempo.]

Estoy totalmente de acuerdo con esta última sugerencia. Uno de los cuellos de botella de la productividad es la capacidad de autorregulación, la voluntad. Siempre andamos escasos de ella y es importante racionarla juiciosamente. Si empiezas con un sistema muy complejo, como el GTD de David Allen, quizá lo seguirás las primeras semanas, cuando tu ilusión y motivación estén por las nubes, pero con casi toda seguridad lo irás abandonando poco a poco. Esto se aplica a cualquier receta  de productividad.

Hay otra razón a favor de dejar que “el sistema evolucione”:  ningún sistema funciona al 100% para el 100% de la gente. Es preferible cultivar una saludable mentalidad experimental, comenzar con un sistema sencillo que recoja los elementos más importantes, probarlo durante algún tiempo, quedarse con lo que funciona y eliminar lo que no. Has de adaptar cualquier sistema a tus circunstancias y carácter. .

Mr. Tao tiene un artículo donde habla de la aplicación de la técnica de prototipos rápidos del mundo del software a la escritura de artículos matemáticos. Aprovecha ideas de un campo  muy distinto al suyo y lo adapta. Esto es un síntoma de una mente flexible y creativa.

La elección del sistema es seguramente un asunto muy personal y no podría dar consejo sobre lo que funcionaría mejor para nadie aparte de mí mismo.

Elegir la siguiente tarea

El consejo más potente de Terence es el referente a la elección del tipo de trabajo  en función de las circunstancias (internas y externas). Creo que esta habilidad —elegir la siguiente tarea—  es la clave  de la productividad y del trabajo creativo:

Ayuda mucho ser capaz de evaluar honestamente y con precisión tu potencial de trabajo (una función del lugar, tu nivel actual de motivación y energía, los deberes y compromisos próximos, la disponibilidad de recursos y el nivel esperado de distracción) en un periodo dado de tiempo en el futuro (por ejemplo, el resto del día): pasarte de confiado o por el contrario pecar de falta de confianza sobre lo que puedes lograr lleva a asumir más o menos de lo que puedes gestionar adecuadamente, y ambas cosas llevan a ineficacias (conozco por experiencia directa las dos caras de este problema).

Siempre he considerado que el superpoder por antonomasia es la conciencia del foco de atención y la capacidad de dirigirlo en las dirección más apropiada en cada momento. No en vano hemos dedicado un año en este blog a entrenar la atención plena y la autorregulación (dos de los tres hábitos que cambiarán tu vida…).

Tao es plenamente consciente de su nivel y calidad de atención y sabe obtener lo mejor de sus recursos mentales:

Encuentro que estos sistemas [de organización personal]  liberan un montón de memoria; si no tengo que preocuparme sobre lo que se supone que tengo que estar haciendo a las 3pm el martes o sobre qué trabajo tengo que hacer en X, Y y Z por los motivos A, B y C, puedo dedicar más atención a intentar comprender un argumento matemático o probar un lema peliagudo o lo que sea que necesite hacer.

Otra técnica muy útil  es la de usar proyectos más pequeños o tareas rutinarias como forma de descansar de los proyectos más difíciles. Esta habilidad de equilibrar el tiempo de trabajo intenso con el descanso o el trabajo más ligero es una cualidad de la gente altamente creativa y permite sostener un trabajo excepcional sin quemarse en pocos años tal y como vimos en el artículo de Alex Soojung-Kim Pang sobre el Descanso deliberado. Terry lo expresa así:

Habrá, por supuesto, ocasiones en los que uno está demasiado frustrado, cansado o no motivado para trabajar en el proyecto entre mano. Esto es perfectamente normal, intentar forzarse a seguir en el proyecto puede ser contraproductivo después de algún tiempo. Creo que ayuda tener un pequeño número de proyectos más pequeños (o quizá algunos recados no matemáticos) a mano cuando no estoy dispuesto por la razón que sea a trabajar en mis proyectos más importantes; al contrario, si me aburro con estas pequeñas tareas, a menudo me puedo convencer de afrontar las más grandes.

Lo que ya aprendimos sobre el paradigma del velocista y  la práctica deliberada  es confirmado por este comentario:

En términos generales, es mejor intentar disponer unas pocas horas de trabajo de alta calidad, que intentar encajar en la agenda un gran número de horas de trabajo de baja calidad.

En resumen

¿Qué conclusiones obtengo a la vista de la lectura de los artículos de organización personal de Terry Tao?

• Es una persona excepcional, pero sus procesos mentales son similares a los de cualquiera (¿tenías dudas?).
• Se encuentra con las mismas limitaciones que el resto de los mortales: energía, motivación, capacidad de mantener la atención prolongadamente, interferencias entre tareas y proyectos, puntos muertos, etc.
• Sus estrategias mentales son  extrapolables a cualquiera que quiera organizarse mejor.
• Es un genio, pero su forma de hablar sobre su trabajo y métodos es sorpresivamente razonable y exenta de glamour.
• Cree en las ventajas de tener un sistema, aunque sea imperfecto, y ceñirse a él. Ha aprendido a base de ensayos, observaciones, errores y correcciones.
• Es flexible, sabe cuándo hacer excepciones a las reglas y aprovecharse de lo inesperado:

Ah, y una matización final: a veces uno debería abandonar sus propias reglas y permitir la serendipia. Ha habido muchas veces, por ejemplo, cuando había planeado trabajar en algo durante la hora de la comida (yendo a por algo rápido para comer), y he sido interrumpido por un colega o visitante haciéndome una proposición para ir a comer. Ha ocurrido a menudo que he sacado mucho más de esa comida (matemáticamente hablando o de otra manera) de lo que había pensado a priori, aunque no en la forma en que había anticipado. Y fue más divertido también.

Referencias:

Artículos blog Terence Tao:

• On time management
• Use the wastebasket
• Write a rapid prototype first
• Work hard
• Be patient
• Be flexible

Otros artículos relevantes:

• Descanso deliberado: un manifiesto
• Lo que podemos aprender de Hemingway
• Lo que podemos aprender de Rafael Sarmentero
• Trabajadores autoprogramables
• Efecto cliffhanger
• Experiencias ajá
• El espíritu de la escalera
• Búsqueda minimalista de objetos (físicos y mentales)
• Paradigma del velocista
• La búsqueda de la excelencia: la práctica deliberada